Чат-бот для торгово-виробничої компанії ВіЯр

Які функції виконує HR-відділ у великій торгово-виробничій компанії? Це не тільки найм і корпоративи. Це сотні заявок на відпустки, нескінченні погодження, адаптація новачків, регулярні опитування і щоденний збір зворотного зв’язку. «ВіЯр» вирішили автоматизувати цей масив роботи одним рішенням — і результат вийшов вимірюваним у годинах і доларах.

Клієнт: «ВіЯр»
Ніша: HR
Платформа: Telegram

Про
клієнта

«ВіЯр» — провідна українська торгово-виробнича компанія та інтернет-магазин, що спеціалізується на меблевій фурнітурі, плитних матеріалах та послугах із їхньої обробки. Масштаб бізнесу передбачає велику команду — а отже, великий обсяг внутрішніх HR-процесів, що потребували систематизації.

Виклик

До впровадження чат-бота HR-відділ «ВіЯр» стикалися з комплексом проблем, кожна з яких окремо здається керованою, але разом вони поглинають значну частину робочого часу. Заявки на відпустки, лікарняні та зміни в графіках оброблялися вручну — із листуванням, погодженнями й ризиком помилок. Адаптація нових співробітників потребувала особистої участі HR на кожному кроці. Організація опитувань, вікторин і квартальних оцінок займала непропорційно багато часу відносно їхньої цінності. Збір зворотного зв’язку та оформлення подяк також залишалися ручними процесами. А пошук контактів колег у великій команді перетворювався на окреме завдання.

Рішення
BotsBand

BotsBand розробили багатофункціональний HR-чат-бот у Telegram, що централізував ключові внутрішні процеси компанії в одному цифровому просторі. Рішення охоплює весь HR-цикл — від першого дня нового співробітника до регулярних квартальних оцінок.

Функціонал
чат-бота

1. Відпустка. Співробітник подає заявку на відпустку або лікарняний прямо в боті — без листів, дзвінків і ручного погодження. Процес стандартизований і прозорий для всіх сторін.
2. Мій кабінет. Персональний розділ з актуальною інформацією про співробітника — зручна точка доступу до власних даних без звернень до HR.
3. Адаптація через бот. Новий співробітник проходить онбординг через структурований сценарій у боті: інформація про компанію, процеси, відповіді на типові запитання — без потреби в особистому супроводі HR на кожному кроці.
4. Знайти колегу. Вбудований довідник співробітників дозволяє швидко знайти потрібний контакт у великій команді — без пошуку в чатах і звернень до адміністрації.
5. Вікторини. Інтерактивний формат для навчання, перевірки знань або просто підвищення залученості команди — організується через бот без жодної ручної роботи з боку HR.
6. Інвентаризація. Автоматизація процесу обліку матеріальних цінностей через бот — особливо актуально для виробничої компанії з великою кількістю обладнання та активів.
7. Як пройшов твій місяць. Регулярний збір зворотного зв’язку від співробітників у простому форматі — бот надсилає запит, людина відповідає, HR отримує агреговані дані без ручного зведення.
8. Квартальне опитування. Структуровані квартальні оцінки, що запускаються автоматично за розкладом і не вимагають організаційних зусиль від HR-команди.

Результати

Оцінок місяця зібрано — 16 700 за 1,5 року

Зекономлено годин HR — ~1 100 годин

Фінансова економія — ~$8 100–10 400 за 1,5 року

Цифри говорять самі за себе. 1 100 годин — це приблизно 7 місяців роботи одного повноцінного HR-спеціаліста. Ці години тепер витрачаються не на погодження відпусток і збір анкет, а на стратегічні задачі: розвиток культури, найм і утримання талантів.