Чат-бот для конференції ЛОБ21–ЛОБ23

Організація великих офлайн-заходів завжди пов’язана з одним і тим самим викликом: як тримати тисячі людей в інформаційному потоці в реальному часі, не перевантажуючи команду? Лабораторія Онлайн Бізнесу (ЛОБ) знайшла відповідь разом із командою BotsBand — і результати говорять самі за себе.

Клієнт: Лабораторія Онлайн Бізнесу (ЛОБ)
Ніша: Конференції/івенти
Платформа: Telegram
Період реалізації: 2021–2023

Про клієнта

Лабораторія Онлайн Бізнесу (ЛОБ) — одна з найбільших україномовних освітніх платформ у сфері онлайн-підприємництва. ЛОБ організовує масштабні офлайн- та онлайн-заходи для підприємців, маркетологів і фахівців із цифрового бізнесу, збираючи тисячі учасників з усієї України. Місія платформи — давати практичні інструменти та натхнення для розвитку бізнесу в цифровому середовищі.

Виклик

До впровадження чат-бота організатори ЛОБ стикалися з типовою, але масштабною проблемою: як оперативно та зручно інформувати понад 5 000 учасників масштабного заходу.

Зміни в розкладі, уточнення щодо виступів або навігація локацією — кожен із цих запитів потребував миттєвої реакції. А численні однотипні звернення створювали колосальне навантаження на команду підтримки.

Окремим болем була відсутність єдиного централізованого каналу комунікації та інструменту для збору зворотного зв’язку. Організаторам було критично важливо не лише оптимізувати процеси безпосередньо під час події, а й зберегти контакт з аудиторією після її завершення — адже саме в цьому полягає довгострокова цінність будь-якого заходу.

Рішення BotsBand

Команда BotsBand розробила інформативний чат-бот, інтегрований у процес реєстрації учасників. Механіка проста та ефективна: учасник сканує QR-код при реєстрації — і миттєво отримує доступ до всієї необхідної інформації про захід.

Інтеграції: Google Sheets — для ведення бази даних та верифікації учасників.

Архітектура бота була побудована так, щоб охопити весь lifecycle учасника: від моменту реєстрації до комунікації вже після завершення події.

Функціонал чат-бота

Чат-бот для заходу ЛОБ охоплював повний цикл взаємодії з учасниками:

1. Інформація та навігація. Бот надавав повний огляд програми заходу та спікерів, відображав план локації та допомагав із навігацією, а також показував, хто виступає прямо зараз — без потреби шукати роздруковані розклади або звертатися до організаторів.
2. Оперативне оновлення. Будь-які зміни в розкладі — затримка виступу, переміщення в іншу залу, додатковий спікер — миттєво потрапляли до учасників через push-повідомлення в боті.
3. Комунікація зі спікерами та підтримка. Учасники могли ставити запитання спікерам прямо через бота, а також отримували технічну підтримку під час події — без черг і очікування.
4. Залученість та розваги. Бот проводив інтерактиви та розіграші для учасників, підвищуючи залученість і створюючи додаткову цінність від участі в заході.
5. Збір зворотного зв’язку. Вбудований інструмент для збору відгуків дозволяв отримати чесну реакцію учасників прямо під час або відразу після події.
6. Пост-івент комунікація. Після завершення заходу бот продовжував роботу: інформував про майбутні події та підтримував зв’язок з аудиторією.

Результати

Кількість користувачів — 3 000+

Повідомлень надіслано — 200 000+ за 4 дні

Автоматизованих процесів — 8

Утримання після заходу — 65% користувачів

Особливо показовим є останній пункт: 65% учасників залишились у чат-боті після завершення події. Це означає, що бот перетворився з інструменту заходу на повноцінний канал комунікації бренду з аудиторією — і саме в цьому його стратегічна цінність.